O ano de 2026 trouxe mudanças significativas para empresas optantes pelo Simples Nacional. A principal novidade é o fim da tolerância para atrasos: PGDAS-D e DEFIS agora geram multas automáticas desde o primeiro dia de atraso, elevando o nível de rigor no cumprimento de prazos e exigindo maior organização de empresários e contadores.

Essas alterações representam uma mudança cultural importante no regime tributário mais utilizado por micro e pequenas empresas no Brasil. Na HDL Contabilidade, acompanhamos de perto essas transformações e preparamos este guia completo para que sua empresa esteja totalmente protegida das novas penalidades.

O que mudou na prática

As novas disposições atingem tanto obrigações mensais quanto declarações anuais, alterando uma prática que, até então, era mais flexível em relação a penalidades automáticas. A partir de agora, qualquer atraso resulta em multa imediata, sem margem para correções de última hora.

Esta mudança reflete uma postura mais rígida da Receita Federal na fiscalização das empresas do Simples Nacional, exigindo adaptação completa na gestão das obrigações acessórias.

PGDAS-D: multa desde o primeiro dia de atraso

Como funcionava antes

Até dezembro de 2025, o atraso na entrega das informações do PGDAS-D era considerado apenas uma irregularidade formal, sem aplicação efetiva de multa automática nos primeiros dias.

Como funciona agora

A partir de janeiro de 2026, o atraso na entrega do PGDAS-D gera multa desde o primeiro dia após o fim do prazo legal. Isso significa que a penalidade começa a ser contada já no dia seguinte ao vencimento da obrigação, mesmo que o atraso seja de apenas um dia.

Impacto prático

Esta mudança reforça a necessidade de:

• Controle rigoroso da agenda fiscal
• Revisão de rotinas internas de apuração
• Acompanhamento constante dos prazos
• Integração eficiente entre empresa e contador

DEFIS: fim da tolerância para declaração anual

Multa mínima de R$ 200

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), obrigação anual exigida de todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, agora também gera multa por atraso.

Quem deve entregar

• Microempresas e EPP optantes pelo Simples Nacional
• Empresas sem faturamento no período também devem declarar
• MEI possui declaração específica (DASN-SIMEI)

Valor da penalidade

• Multa mínima: R$ 200
• Início da contagem: dia seguinte ao término do prazo
• Término da multa: data da efetiva entrega ou auto de infração

A alteração coloca a DEFIS no mesmo nível de atenção das demais obrigações acessórias, eliminando a percepção de que se trata de uma entrega de baixo risco.

Por que essas mudanças aconteceram

Ambiente tributário mais exigente

As mudanças ocorrem em um cenário de:

• Transição tributária com novas regras em implementação
• Digitalização crescente das obrigações fiscais
• Cruzamento de dados mais preciso e rápido
• Monitoramento eletrônico em tempo real

Identificação rápida de falhas

Nesse contexto, falhas operacionais tendem a ser rapidamente identificadas pelo Fisco, tornando essencial o cumprimento rigoroso de todos os prazos estabelecidos.

Impacto para empresas e contadores

Para empresários

• Maior responsabilidade no fornecimento de informações
• Prazos mais rígidos para organização documental
• Custos adicionais em caso de atraso
• Necessidade de planejamento antecipado

Para contadores

• Reforço de controles internos obrigatório
• Revisão de fluxos de informação com clientes
• Antecipação na coleta de dados necessários
• Intensificação da orientação sobre prazos e consequências

Estratégias para evitar multas

1. Organização do calendário fiscal

• Mantenha calendário atualizado com todos os prazos
• Configure alertas automáticos para vencimentos
• Estabeleça rotina de verificação semanal
• Crie backup de lembretes em diferentes sistemas

2. Coleta antecipada de informações

• Solicite documentos com antecedência
• Estabeleça prazos internos anteriores aos oficiais
• Mantenha comunicação constante com clientes
• Organize arquivos digitais de forma sistemática

3. Controles internos rigorosos

• Implemente checklists de verificação
• Estabeleça dupla conferência de informações
• Mantenha histórico de entregas realizadas
• Documente todos os procedimentos adotados

4. Relacionamento próximo com contador

• Mantenha comunicação regular sobre prazos
• Forneça informações completas e organizadas
• Esclareça dúvidas imediatamente
• Acompanhe status das obrigações mensalmente

Consequências do não cumprimento

Multas automáticas

• PGDAS-D: multa desde o primeiro dia de atraso
• DEFIS: multa mínima de R$ 200
• Valores progressivos conforme tempo de atraso
• Juros de mora sobre valores em atraso

Problemas adicionais

• Impossibilidade de obter certidões negativas
• Dificuldades para participar de licitações
• Problemas no acesso a crédito
• Risco de exclusão do Simples Nacional

Como a HDL Contabilidade protege sua empresa

Na HDL Contabilidade, já nos adaptamos completamente às novas regras e oferecemos proteção total contra multas por atraso:

✅ Controle automatizado de prazos

• Sistema integrado com alertas automáticos
• Monitoramento diário de vencimentos
• Backup de lembretes em múltiplas plataformas
• Relatórios de status atualizados

✅ Coleta antecipada de informações

• Solicitação prévia de documentos necessários
• Organização sistemática de arquivos
• Verificação dupla de informações
• Comunicação proativa com clientes

✅ Entrega dentro dos prazos

• Processamento antecipado de obrigações
• Verificação final antes da transmissão
• Confirmação de recebimento pelos órgãos
• Acompanhamento pós-entrega

✅ Suporte especializado

• Orientação contínua sobre mudanças
• Treinamento para equipes internas
• Consultoria para adequação de processos
• Suporte em casos de questionamentos

Planejamento é a chave do sucesso

Com a aplicação de multas já no primeiro dia de atraso, a margem para correções de última hora praticamente desaparece. Planejamento, organização documental e integração entre empresa e contador tornam-se elementos centrais para evitar autuações.

O início de 2026 marca uma nova fase para o Simples Nacional: menos tolerância a atrasos e maior responsabilização pelo cumprimento tempestivo das obrigações. Para micro e pequenas empresas, a atenção aos detalhes operacionais passa a ser decisiva não apenas para manter a regularidade fiscal, mas também para evitar custos adicionais com penalidades.

Não deixe sua empresa correr riscos

As novas regras do Simples Nacional exigem adaptação imediata e controles mais rigorosos. Empresas que não se adequarem enfrentarão multas automáticas que podem comprometer significativamente o fluxo de caixa.

A HDL Contabilidade possui expertise completa nas novas regras do Simples Nacional e sistemas totalmente adaptados para garantir o cumprimento de todos os prazos. Nossa equipe especializada protege sua empresa de multas desnecessárias e mantém todas as obrigações em dia.

Entre em contato conosco: 📞 (44) 3035-3700 📧 contato@hdlcontabilidade.com.br

Transforme o rigor das novas regras em vantagem competitiva. Com a HDL Contabilidade, sua empresa tem a tranquilidade de saber que está totalmente protegida e em conformidade com todas as exigências do Simples Nacional.

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HDL Contabilidade – Protegendo sua empresa das mudanças fiscais

Com informações de Contábeis